يُعد التسجيل في موسوعة كوتبول موافقة ضمنية على الالتزام بجميع شروط الاستخدام، حيث تتيح الموسوعة للأعضاء المساهمة في إضافة المؤلفين والاقتباسات وفق الضوابط المحددة. لا يُسمح بحذف الحساب نهائيًا بعد إنشائه وإنما يمكن تعطيله بناءً على طلب المستخدم، ويُعتبر التعطيل بمثابة إلغاء للعضوية دون حذف بياناتها أو مساهماتها حفاظًا على تكامل المحتوى. تبقى العضوية قائمة لضمان استمرار ظهور الاقتباسات والمؤلفين الذين تمت إضافتهم، ويلتزم الأعضاء بالحفاظ على سرية بيانات الدخول وعدم إساءة استخدامها أو محاولة الإضرار بالموسوعة أو بالمستخدمين الآخرين.
تقوم موسوعة كوتبول على نظام تعاوني يتيح لجميع الأعضاء إثراء المحتوى بإضافة المؤلفين والاقتباسات والمراجعات. يُسمح لكل عضو بإضافة مؤلف واحد يوميًا وخمسة اقتباسات كحد أقصى، وتخضع جميع الإضافات للمراجعة قبل اعتمادها. بعد الإرسال يظهر المحتوى في حالة "قيد المراجعة"، وعند القبول ينتقل إلى "تمت الموافقة" ويصبح متاحًا، أما في حال الرفض فيُحذف ولن يظهر في الموقع. بعد الاعتماد لا يمكن التعديل أو الحذف إلا عبر إرسال طلب مراجعة موضّحًا سبب التصحيح أو الاعتراض. تحتفظ إدارة المراجعة بحق تعديل أو تصحيح أي بيانات ناقصة أو خاطئة أثناء المراجعة لضمان دقة المعلومات وجودتها.
عند إضافة أي مؤلف أو اقتباس يصبح المحتوى جزءًا من موسوعة كوتبول وتؤول ملكيته لها بشكل كامل، مع التزام الموسوعة بنسبة جميع الاقتباسات إلى أصحابها الأصليين وحفظ حقوقهم الأدبية. يُسمح بمشاركة الاقتباسات على المدونات أو وسائل التواصل الاجتماعي لأغراض شخصية أو غير تجارية بشرط ذكر اسم المؤلف والمصدر الأصلي للاقتباس سواء كان كتابًا أو مقالًا أو خطابًا أو أي مصدر موثق، بينما يتطلب أي استخدام تجاري للمحتوى إذنًا كتابيًا مسبقًا من صاحب الحقوق الأصلي مثل الكاتب أو دار النشر. كما تُشجّع الموسوعة المشاركة الإيجابية والبنّاءة التي تثري المحتوى وتحافظ على القيم الفكرية والأدبية العامة، وتُبرئ مسؤوليتها عن أي استخدام غير قانوني أو تجاري من قبل أطراف خارجية دون إذن، مع احتفاظها بحق اتخاذ الإجراءات اللازمة لحماية الملكية الفكرية والتواصل مع المستخدمين لضمان بيئة تفاعلية محترمة للجميع.
تحتفظ إدارة الموسوعة بحق مراجعة أو حذف أي محتوى يخالف السياسات العامة أو الحقوق الفكرية أو الآداب العامة، كما تُراجع جميع التعليقات وطلبات المراجعة قبل نشرها لضمان الجودة والاحترام المتبادل. يحق للإدارة تعطيل أي عضوية تخالف شروط الاستخدام أو تتعمد نشر معلومات مضللة. ويُعد استمرار استخدام الموقع قبولًا كاملًا بهذه الاتفاقية وبسياسات النشر والمراجعة التابعة لها. تحتفظ موسوعة قوتبول أيضًا بحق تعديل أو تحديث هذه الاتفاقية في أي وقت دون إشعار مسبق، ويُعتبر استمرار الاستخدام بعد التحديث موافقة ضمنية على البنود المعدلة، وتُنشر دائمًا أحدث نسخة من الاتفاقية على هذه الصفحة.